Что такое первичный документ
Первичный учётный документ оформляет совершившийся факт хозяйственной жизни: передачу товара, выполнение работы, оказание услуги, поступление имущества и другие события, влияющие на учёт. Договор фиксирует условия будущих отношений, счёт предлагает оплату, а первичка подтверждает само событие.
Организация вправе использовать самостоятельно разработанные формы, если они утверждены в установленном порядке и содержат обязательные реквизиты. Для отдельных регулируемых случаев сохраняются специальные требования и форматы.
Обязательные реквизиты
Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ предусматривает базовый набор:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и/или денежного измерения с единицами;
- должности ответственных лиц;
- подписи этих лиц и данные, позволяющие их идентифицировать.
Какие документы встречаются чаще всего
| Ситуация | Документ | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Продажа товара | накладная или УПД | передачу товара |
| Работы и услуги | акт или УПД | результат и приёмку |
| Основные средства | акт приёма-передачи | получение и ввод по принятому порядку |
| Кассовая операция | приходный или расходный кассовый документ | движение наличных |
| Командировка и расходы | авансовый отчёт с приложениями | расходование подотчётных средств |
Когда составлять и подписывать
Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Внутренний регламент должен определять, кто создаёт документ, кто проверяет реквизиты и в какой срок он попадает в бухгалтерию.
Бумажная и электронная формы допустимы при соблюдении требований. Электронный документ подписывается электронной подписью подходящего вида. Сам по себе скан может быть удобной копией для процесса, но вопрос его доказательственного и учётного статуса нужно оценивать отдельно.
Проверка первички за пять минут
- совпадают ли стороны с договором и реестрами;
- ясно ли описана операция, период и результат;
- совпадают ли количество, цена, итог и НДС;
- есть ли должности, подписи и расшифровки;
- не противоречат ли даты реальному ходу операции;
- есть ли связь с договором, заказом и оплатой;
- получен ли оригинал или надлежащий электронный документ.
Для отдельных документов используйте подробные инструкции: акт выполненных работ и УПД и счёт-фактура.
Официальные источники
Для налоговых и бухгалтерских решений сверяйтесь с актуальной редакцией законодательства и первоисточниками:
Частые вопросы
Обязательно ли использовать унифицированные формы первички?
В общем случае организация может применять самостоятельно разработанные и утверждённые формы с обязательными реквизитами. Для отдельных операций могут действовать специальные требования.
Является ли счёт на оплату первичным документом?
Обычно счёт сообщает реквизиты и сумму к оплате, но сам по себе не подтверждает совершение хозяйственной операции. Его роль зависит от содержания и документооборота.
Можно ли вести первичку электронно?
Да, закон допускает электронный первичный документ, подписанный электронной подписью в соответствии с требованиями.