Разница между документами
Счёт-фактура — налоговый документ, который используется в расчётах по НДС и при подтверждении права на вычет. УПД — универсальная форма, способная совместить счёт-фактуру и первичный передаточный документ либо выполнять только функцию первички.
Поэтому при проверке смотрят не на заголовок файла, а на его функцию: подтверждает ли он передачу, содержит ли обязательные реквизиты первички и заполнены ли показатели счёта-фактуры, когда заявляется НДС.
Что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года прекратилось действие отдельных прежних форматов электронных документов о передаче товаров, работ и услуг. Основным официальным формализованным электронным отгрузочным документом стал УПД по актуальному формату ФНС.
Функции УПД
| Вариант | Что выполняет | Что проверить |
|---|---|---|
| Счёт-фактура + первичка | налоговую и передаточную функции | оба набора реквизитов, подписи, статус и содержание операции |
| Только первичка | подтверждение передачи | реквизиты статьи 9 Закона № 402-ФЗ |
Конкретное заполнение зависит от операции, версии формата и учётной системы. Для электронного файла важна не только визуальная печатная форма, но и корректность структурированных данных.
Что проверить в счёте-фактуре
- номер и дату документа;
- данные продавца и покупателя;
- описание товаров, работ, услуг или прав;
- стоимость без налога, ставку и сумму НДС;
- реквизиты отгрузочного или авансового документа, когда требуются;
- подписи уполномоченных лиц или действительность электронной подписи;
- специальные сведения для прослеживаемых и маркированных товаров.
С 1 апреля 2026 года действует обновлённая форма счёта-фактуры. Используйте актуальный релиз учётной системы и проверяйте реквизиты по текущей форме.
Практичный маршрут документа
- Сверить договор, номенклатуру и налоговую ставку до отгрузки.
- Сформировать УПД в актуальном формате.
- Проверить полномочия подписантов и сертификаты.
- Получить подтверждение оператора ЭДО и подпись контрагента, когда она нужна.
- Связать документ с реализацией, книгой продаж или покупок.
- Хранить исходный электронный файл, подписи и служебные подтверждения.
Официальные источники
Для налоговых и бухгалтерских решений сверяйтесь с актуальной редакцией законодательства и первоисточниками:
Частые вопросы
Может ли УПД заменить акт?
Да, УПД может выполнять функцию первичного документа для работ или услуг, если отражает операцию и содержит обязательные реквизиты.
УПД всегда является счётом-фактурой?
Нет. УПД может сочетать налоговую и передаточную функции либо использоваться только как первичный документ.
С 2026 года все обязаны использовать только электронный УПД?
Нет. УПД стал основным формализованным электронным отгрузочным документом, но обязанность электронного обмена зависит от операции и специальных требований.